Clubdiensten in de praktijk


Ervaringen van gebruikers zijn voor jou misschien handig om snel een beeld van Clubdiensten te krijgen. Wil je weten wat Clubdiensten voor jouw club kan betekenen? Vul dan het contactformulier in.

 

Etric (Edese trimclub) is met Clubdiensten gaan werken toen we over moesten naar IBAN. Met name het regelen van incasso’s werd vanaf dat moment een stuk ingewikkelder met, onder andere, het verplicht moeten verzenden van pré notificaties. Voor ons dus een logisch moment om op zoek te gaan naar een andere oplossing. Dankzij Clubdiensten heb ik geen omkijken meer naar de incasso’s welke bij Etric jaarlijks en per kwartaal plaatsvinden. Dat de gegevens in de Cloud zijn en dat de back-up geregeld is, geeft een gerust gevoel. We zijn nu niet meer zo afhankelijk van één spreadsheet en één persoon.

Ook voor de ledenadministratie zijn er veel voordelen. Omdat we hardloopgroepen en volleybalgroepen hebben, informeren we niet altijd iedereen tegelijk. Vroeger had elke afdeling een eigen e-mail bestand, nu is dat centraal geregeld. Het is mooi dat je groepen afzonderlijk kunt selecteren. Het is ook handig dat ik bij een nieuw lid of een opzegging alleen maar een begin- of einddatum hoef in te vullen. Nog achteraf te innen contributies en/of eventuele restituties worden vervolgens automatisch door Clubdiensten berekend en verwerkt.

Over de dienstverlening ben ik zeer tevreden. Als ik een vraag heb, stuur ik een berichtje en ik word dan altijd snel en netjes geholpen.

 
Jos van Engelen
penningmeester
Etric
 

Wij waren op zoek naar een innovatief systeem met lage kosten voor Sportkaart Ede, de kaart waarmee studenten en scholieren van de Kenniscampus Ede onbeperkt kunnen sporten bij diverse sportaanbieders. Clubdiensten werkt super goed, ik kan het andere stichtingen echt aanraden. We maken gebruik van de database voor de ledenadministratie, de automatische incasso en we hebben een koppeling naar de website. En waar voor ons alles om draait: het registratiesysteem van de sportmomenten met de ledenpasjes, werkt prima. In Clubdiensten is de informatie over bijvoorbeeld sportmomenten, leden, sportaanbieders, bijdrage per sportmoment, in één oogopslag zichtbaar in mooie grafiekjes en diagrammen.

Het is voor ons als stichting met subsidiegelden een enorme plus  dat er geen vaste kosten zijn. We hebben nu een toekomstbestendig systeem zonder risico. We maken pas kosten als er deelnemers zijn en dan zijn er ook inkomsten door de deelnemersbijdrage. In Clubdiensten betaal je alleen voor wat je gebruikt. De klantvriendelijkheid van Clubdiensten is perfect en het is fijn dat ze altijd productief meedenken. Ze hebben bijvoorbeeld online machtingsformulieren voor ons gemaakt. De studenten hoeven het inschrijfformulier dus niet meer te printen en per post te versturen. Drempelverlagend en wat een tijdwinst!

 
Joost Gerrits
voorzitter
Stichting Sportknooppunt Ede
 

Clubdiensten bevalt ons goed en het is niet duur. Het grote voordeel is dat we nu met één online bestand werken en dus geen last meer hebben van Excellijstjes die zoekraken. Iedereen die de gegevens mag raadplegen of muteren (dat kun je instellen) werkt met dezelfde gegevens. Het is mooi dat je het echt naar eigen wens in kunt richten. Omdat wij de clubbladen deels zelf bezorgen, is het voor ons handig om een vrij veld bij het adres te gebruiken voor een wijknummer. Zo kunnen we de etiketten op wijknummer uitdraaien en liggen de te bezorgen bladen zonder moeite op de goede volgorde. We hebben als vereniging veel vrijwilligers en verschillende werkgroepen. Dat soort informatie kan allemaal prima in Clubdiensten opgenomen worden.  En als we een vraag hebben, krijgen we snel antwoord. De lijntjes zijn kort bij Clubdiensten.

 

 
Martin van den Brink
penningmeester
Historische Vereniging Oud-Bennekom
 

Het grote voordeel van Clubdiensten voor onze businessclub is, dat alle informatie op één plek is. Nooit meer lijstjes met verouderde gegevens, dat is echt fijn. En omdat het een online tool is, hoeft er geen software geïnstalleerd te worden en kan iedereen er vanaf zijn eigen werkplek bij. Het systeem zit goed in elkaar en is flexibel in te richten. Onze sponsorpakketten kunnen we bijvoorbeeld heel mooi borgen met een begin- en einddatum. En als ik een nieuw lid toevoeg en een startdatum invul, dan verschijnen de gegevens vanaf dat moment ook op de website. Die koppeling is echt ideaal. Clubdiensten is ook voor minder ervaren gebruikers goed te gebruiken door duidelijke iconen en overzichtelijke schermen. En met een goed idee ben je bij Clubdiensten aan het juiste adres, meedenken wordt op prijs gesteld. Dat is leuk omdat je het dan samen steeds beter maakt.

 
Roy Slangen
ledenadministratie en webmaster
Businessclub de Vallei
 

Een goede balans tussen kwaliteit en kosten was voor onze beroepsvereniging een belangrijke voorwaarde bij de keuze van de software. Op dit moment gebruiken we Clubdiensten al voor de ledenadministratie en de financiële administratie en dat maakt het absoluut efficiënter. De koppeling met onze website volgt nog. Dan kunnen de leden ook inloggen zodat ze bijvoorbeeld hun eigen gegevens eenvoudig kunnen aanpassen en door hen gevolgde trainingen kunnen bijhouden. We investeren nu tijd in de goede inrichting van het systeem en we krijgen daarbij goede ondersteuning.
Bij Clubdiensten betaal je alleen voor de dingen die je gebruikt, dus er zijn geen aanschafkosten, abonnementskosten of verborgen kosten. In het begin geloofden we het niet maar het is zoals ze het zeggen. Een mooi en compleet concept waardoor we veel goedkoper uit zijn dan voorheen.

 
Erick van de Louw
penningmeester
Nederlandse Vereniging voor Traditionele Chinese geneeskunde Zhong
 

Ik krijg altijd heel veel complimenten over de mooie agenda op onze site waar leden zich kunnen aanmelden voor een activiteit. Voor mij als secretaris scheelt het me al gauw twee dagen werk per bijeenkomst. Vroeger kwamen alle aanmeldingen per mail binnen en moest ik eerst aan de slag met het maken van de deelnemerslijst en vervolgens de badges. Nu zetten leden een vinkje op de website als ze naar een bijeenkomst willen komen. Voor mij is het dan een kwestie van een paar keer een druk op de knop om deelnemerslijsten te maken, die per mail te verzenden naar de aangemelde personen en even badges te printen. Alles mooi in een stijl, dus het ziet er verzorgd uit. Omdat ik graag zelf de controle wil hebben, twijfelde ik vooraf wel over automatisering. Nu denk ik: ik had het jaren eerder moeten doen.

 
Willem Assenbroek
secretariaat
Businessclub de Gelderse Kring
 

Als Jonge Ondernemers Sociëteit willen we graag op een eenvoudige en snelle manier onze leden uitnodigen voor evenementen. Dat gaat prima met Clubdiensten.
Het is nu heel eenvoudig om de uitnodiging te versturen en de agenda bij te werken. En voor de leden is het aanmelden voor een activiteit ook super eenvoudig.
Voor mij is het erg handig dat ik de aangemelde personen direct in een overzicht krijg. Geen uitzoekwerk of overtypen, gewoon een pdf rondsturen zodat iedereen kan zien wie er komt. We gebruiken nog niet alle mogelijkheden van Clubdiensten maar de rapporten die je uit kunt draaien, de ledenadministratie bijhouden en facturering zijn goede opties.

 
Annette Goor
evenementen
JOS Barneveld
 

We waren al langer op zoek naar de mogelijkheid om de administratie uit te besteden toen we in aanraking kwamen met Clubdiensten. Voor ons is het een oplossing die heel veel tijd bespaart. Voorheen gaf de ledenadministratie mij door wat geïncasseerd moest worden en dan moest ik er nog mee aan de slag; incasso’s, storno’s, etc. Dat is nu allemaal uit handen genomen door Clubdiensten en dat is fijn want clubwerk is natuurlijk allemaal avondwerk.
Een ander groot voordeel is dat Clubdiensten zorgt voor continuïteit. Voorheen zat alle kennis bij mij als penningmeester. Nu weet ik dat ik het goed achterlaat als ik een keer stop.
Het is ook een prettig idee dat we voor het adressenbestand niet langer afhankelijk zijn van Excel. Want in een sheet met veel informatie, kan ook veel misgaan. Alle gegevens staan nu in een centraal bestand waarvan ook back-ups worden gemaakt.
Ons secretariaat maakt ook gebruik van de mogelijkheid om leden uit te nodigen voor bijeenkomsten of vergaderingen via Clubdiensten en ook dat bevalt goed. Het is een prima systeem om mee te werken en de dienstverlening is prima.

 
Dinand Nijkamp
penningmeester
Edese Zwem- en Poloclub Polar Bears
 

Sinds we met Clubdiensten werken gaat het versturen van uitnodigingen aan leden super razend rap. Het is een kwestie van aanvinken en dan is het echt een fluitje van een cent. Je kunt groepen selecteren en zo per team of per rol in de club e-mail versturen. Het is een gebruiksvriendelijk systeem en als we wensen hebben, wordt er altijd serieus meegedacht en voor je het in de gaten hebt, is het al gemaakt. We hebben met verschillende administratiepakketten gewerkt als club maar dit is echt een goed concept. We besparen tijd en we hebben alles goed op orde.

 
Jean Slangen
voorzitter
Base- en Softballvereniging “Moorfielders” Ede
 

Als bestuur van een vereniging maak je nogal eens gebruik van gegevens, die individueel in Excel-bestanden worden opgeslagen. De kans dat er soms met een niet actueel bestand wordt gewerkt is aanwezig. Juist daarom is Clubdiensten handig en superoverzichtelijk. Je kunt met meerdere gebruikers vanaf verschillende ingangen met het systeem werken. Het bestand waar je mee werkt, is altijd actueel en dat is prettig omdat je dan gestructureerd kunt werken. Afhankelijk van je rol binnen de vereniging maak je gebruik van één of meer functies die Clubdiensten aanbiedt. Zelf organiseer ik evenementen en heb dus vooral te maken met het maken en versturen van uitnodigingen en verwerken van de aanmeldingen. Het is een gebruiksvriendelijk systeem. Met een korte introductie en zo nodig een rechtstreekse vraag aan de helpdesk, kun je al aan de slag. We gaan als Footvalley steeds meer functies gebruiken en besparen veel tijd sinds we met Clubdiensten werken.

 
Marten Kreeft
bestuurslid
Foot Valley Business Club, Bennekom
 

Wij waren op zoek naar een goede backoffice bij onze website voor de Opleiding Triggerpointcoach en die hebben we gevonden in Clubdiensten. We werken nu met één geïntegreerd adressenbestand en dat spaart heel veel tijd. Onze leden (behandelaars) kunnen bijvoorbeeld op een eigen pagina inloggen en daar hun gegevens bijwerken. Zo beschikken we met elkaar altijd over de meest actuele gegevens. De trainingen die we verzorgen, hoeven we door de koppeling niet meer handmatig op de website in te voeren en het verwerken van de aanmeldingen voor trainingen of examens is nu echt eenvoudig.
Dit systeem biedt ons overzicht over alle zaken die belangrijk zijn en het neemt ons veel werk uit handen. Want naast de lijsten van bijvoorbeeld openstaande facturen of aanmeldingen voor een training, wordt informatie slim verwerkt. Zodra een lid door het behalen van bepaalde modules in een andere categorie van behandelaars valt, wordt dat automatisch verwerkt op de website. Clubdiensten functioneert geweldig en de makers staan altijd open voor nieuwe ideeën. En als we een vraag hebben, reageren ze echt direct.

 
Rob Beenker en Hanneke Heij
Opleiding Triggerpointcoach
 

 Onze vereniging JOwerv+ is een platform voor onroerend goed professionals in de regio Wageningen, Ede, Veenendaal, Barneveld en omstreken. Sinds we met Clubdiensten werken verloopt het aanmelden voor onze bijeenkomsten erg soepel. Voorheen deden we alles via de e-mail en dat leverde wel wat uitzoekwerk op. Nu kunnen de leden zich via de website aanmelden door het zetten van een vinkje en zie ik direct hoeveel aan- en afmeldingen er zijn. Tot nu toe gebruiken wij Clubdiensten alleen voor de functies adressenbestand en activiteiten omdat daar voor ons veel tijdwinst te behalen was. Prettig dat die keuzemogelijkheid er is. De dienstverlening is prima: als ik een keer een vraag heb, krijg ik vrijwel direct antwoord.

 
Anja de Haas
secretariaat
JOwerv+
 

 Namens Wieler Vereniging Ede dank ik Clubdiensten voor de bijzonder prettige samenwerking en geef ik complimenten voor de uitstekende diensten die het team heeft verleend. Onze vereniging beschikt nu over een fantastische automatiseringsoplossing waarmee we echt de toekomst in kunnen. Het laatst afgeronde project, de afspraken app, is een echte "kers op de taart" aan het worden. Mede door deze oplossing zal de vereniging qua communicatie veel beter in staat zijn om een bindende factor tussen de leden te zijn en is het bouwen van een speciale app overbodig geworden. Ik weet dat Clubdiensten zich daarvoor flink in heeft moeten zetten, maar zij heeft haar toezeggingen dan ook meer dan waar gemaakt.”

 
Projectleider
Wielervereniging Ede