De mogelijkheden op een rijtje

Binnen de webapplicatie Clubdiensten is er heel veel mogelijk. Hieronder zetten we het per thema voor je op een rijtje. En mocht je aanvullende wensen hebben, dan horen we dat graag!

  • Administratie volledig in de cloud.
  • Veiligheid van de gegevens is gegarandeerd: versleutelde verbindingen en dagelijks meerdere back-ups.
  • Clubdiensten is als betaalinstelling geregistreerd bij De Nederlandsche Bank.
  • Uitgebreide selectie-, lijst- en rapportagemogelijkheden (bijvoorbeeld ledenlijsten, adressenlijsten, adresetiketten, badges).
  • Export van gegevens naar Excel of PDF.
  • Volledige historie blijft bewaard en kan worden ingezien via het logboek.
  • SPF en DKIM voor e-mail.
  • Vastleggen van volledige adres- en persoonsgegevens.
  • Eenvoudig omzetten van persoonsgegevens: nieuw adres (zelfstandig maken), ander adres (verhuizen naar een bestaand adres binnen de administratie).
  • Mogelijkheid van clubgebonden vrije velden.
  • Vastleggen van o.a. dieetwensen en EHBO-gegevens (afgeschermd).
  • Vastleggen van debiteurgegevens waaronder IBAN en incassomachtigingen.
  • De debiteur (betaler) kan een ander zijn dan het lid zelf.
  • Desgewenst verzamelfacturen per debiteur, bijvoorbeeld per gezin.
  • Vastleggen van bedrijfslogo en pasfoto’s.
  • Vastleggen van overige documenten zoals PDF’s, Word documenten en foto’s in het persoonlijk ledendossier.
  • Uitgebreide e-mailfunctionaliteit met vooraf gedefinieerde sjablonen, inclusief ontdubbeling, afmeldmogelijkheid en tracking. Clubspecifieke aanpassingen zijn mogelijk.
  • Rapportage van soorten en aantallen.
  • Automatische geocodering (lengte- en breedtegraad) op basis van de adresgegevens t.b.v. weergave op een landkaart (Google Maps).
  • Soorten: registraties, overige registraties, teams (indien van toepassing) en rollen (bijv. voor bestuursfuncties en –taken).
  • Meerdere registraties per lid mogelijk, inclusief begin- en einddatum en reden van opzegging.
  • Instelbare factuurperioden, bijvoorbeeld incasso per maand, kwartaal, jaar of elke andere afwijkende periode.
  • Eenvoudig taken uitvoeren: laatste factuur tonen, nogmaals sturen, crediteren, intern crediteren, annuleren.
  • Mogelijkheid van extra producten bij de registratie, bijvoorbeeld voor verzekeringen, borg, huur of koop van kleding.
  • Uitgifte van lidmaatschapskaarten (cards). Opkomstregistratie met QR-codes.
  • Verschillende soorten nummers mogelijk: relatienummers, lidnummers, studentnummers, cardnummers.
  • Inning contributie via incasso’s of facturen op rekening.
  • E-facturen versturen per e-mail.
  • E-facturen inzien, nogmaals sturen, crediteren.
  • Online machtigingsverzoeken versturen per e-mail; ondertekende machtigingen worden automatisch opgeslagen in het ledendossier.
  • Uitgebreid prijzensysteem bij tarieven en producten. Start- en einddatum, prijsafspraken en prijsafhankelijkheden (bijv. prijs. van product A is prijs van product B + 12 euro, of prijs van product A is 80% van de prijs van product B).
  • Prijsafspraken voor een bepaald product voor een bepaalde betaler (soort korting: percentage, bedrag, andere prijs, toeslag), eventueel voor een bepaalde periode of boekdatum van de factuur.
  • Rapportage per maand (factuuraantallen, kosten van factuurafhandeling, saldi, details exporteren en bekijken).
  • Periodeverdelingen.
  • Bijwerken van bank en kas.
  • Binnenkort: crediteurenfacturen inboeken en betalingen fiatteren.
  • Activiteiten, evenementen en cursussen inplannen.
  • Uitgebreide beschrijving van de activiteiten, evenementen en cursussen.
  • Inschrijvingsperiode openen en sluiten, handmatig of via datum en tijd.
  • Maximum aantallen deelnemers per lid instelbaar.
  • Activiteit openbaar of niet openbaar.
  • Versturen van uitnodigingen en herinneringen per e-mail.
  • Online inschrijven en uitschrijven, extra personen toevoegen.
  • Deelnemers kunnen berichten voor elkaar achterlaten.
  • Mogelijkheid van het afnemen van enquêtes bij aan- en afmelden.
  • Genereren van deelnemerslijsten, adresetiketten en badges.
  • Bij cursussen: (extra) trainers, cursuslocaties, online examens. Vastleggen geslaagd/gezakt. Uitgifte gepersonaliseerde diploma’s/certificaten. Factureren en crediteren. Afrekenen via iDEAL.
  • Enquêtes van intro tot einde volledig instelbaar (teksten, vragen, e-mails).
  • Enquêteperiode vastleggen en (tussentijds) rapportages maken.
  • Verschillende vraagtypen: ja/nee, meerkeuze, rangschikking, aantal, waarde, open, slecht/goed, oneens/eens, cijfer 1-10 en tekst/instructies.
  • Vragen met codes zodat vaste of bekende gegevens alvast ingevuld kunnen zijn, bijvoorbeeld de geboortedatum van het lid bij de vraag om geboortedatum.
  • Op zichzelf staande vragenlijsten, maar ook te koppelen aan activiteiten, cursussen en de Clubwebsite.
  • Weergave van de antwoorden met grafieken.
  • Antwoorden exporteren naar Excel.
  • Volwaardige Clubwebsite op basis van de gegevens in Clubdiensten.
  • Veilige, versleutelde verbindingen (https://).
  • Volledig responsive: altijd leesbaar en bruikbaar op grote en kleine schermen (smartphones).
  • Ledenaccounts (inloggen, toegang tot eigen gegevens, specifieke ledenfuncties, inzien historie, financieel, schrijven artikelen voor op de website).
  • Webshop. Direct online afrekenen, via automatische incasso of door zelf over te maken.
  • Lay-out en kleuren vrij instelbaar.
  • Flexibel menusysteem.
  • Weergave in kolommen in diverse stijlen (krantenstijl, kaders, animaties).
  • Taalkeuze.
  • Teksteditor met uploadmogelijkheid voor afbeeldingen en documenten.
  • Artikelen alleen in bepaalde gevallen tonen: verbergen, datum vanaf, datum t/m, alleen voor ingelogde gebruikers, niet voor ingelogde gebruikers, verbergen op afdrukken of bepaalde schermgrootten.
  • Collectie van andere artikelen tonen (bijv. blog of nieuws).
  • Aanmelden voor nieuwsbrief.
  • Huidige, toekomstige en historische activiteiten tonen.
  • Overzichten van registraties, overige registraties, teams of rollen tonen. Naar keuze met logo, pasfoto, adresgegevens, profiel en doorklikmogelijkheid naar detailpagina. Diverse volgordes en groeperingsmogelijkheden.
  • Leden weergeven op kaart in Google Maps.
  • Online inschrijven of lid worden.
  • Weergeven online fotoalbums in diverse stijlen (Google Photos, Flickr).
  • Weergeven online filmpjes (YouTube, Vimeo).
  • (Contact-) formulieren.
  • Integratie met sociale media (Facebook, Twitter, LinkedIn, Google+). Facebook Comments Plugin bij website artikelen.
  • Carrousel (slider) met bedrijfslogo’s weergeven (bijvoorbeeld van de sponsors).
  • Bezoekersregistratie met Google Analytics.
  • In de nabije toekomst: polls.
  • Prijzen van producten rechtstreeks uit Clubdiensten weergeven. Dus altijd actuele prijzen op de website.
  • Activiteiten, evenementen en cursussen uit Clubdiensten automatisch weergeven met online aanmeldmogelijkheid en online agenda synchronisatie (Google Calendar, iCal, Outlook, etc.)
  • Ter vervanging van mailboxen en e-mailadressen van de club.
  • De Clubdiensten mailserver draagt zorg voor doorsturen van mail die is verstuurd naar alle adressen @jouwclub.nl. Voorbeelden: bestuur@jouwclub.nl gaat naar alle bestuursleden, voorzitter@jouwclub.nl alleen naar de persoon die op dit moment voorzitter is. Wandeltocht@jouwclub.nl naar alle deelnemers van de eerstvolgende wandeltocht.
  • Definiëren van e-mailgroepen is op diverse plekken mogelijk, bijvoorbeeld bij registraties en activiteiten.
  • Onbeperkt aantal e-mailadressen per e-mailgroep.
  • Eenvoudig beheer via de app.
  • Geavanceerd antispamfilter (het gebruik hiervan is verplicht bij e-mailgroepen).
  • Algemene instellingen.
  • Registraties.
  • Producten.
  • Prijsafspraken
  • Cursussen.
  • Cursuslocaties.
  • E-mailsjablonen.
  • E-mail (e-mailgroepen).
  • Vrije velden.
  • Gebruikersaccounts.
  • XML-koppelingen met een externe website of app:
  • Ledengegevens.
  • Activiteiten (agenda).

 

Referentie

Bites & Business is een netwerk voor ondernemende vrouwen. Vanuit 25 vestigingen in heel Nederland, organiseren we lokale netwerkdiners. Een goed systeem voor ledenadministratie, relatiebeheer en factuurafhandeling is voor ons dus erg belangrijk. Clubdiensten kwam als beste partij uit de bus toen ik vier aanbieders vergeleek op prijs-kwaliteit.

Het is een uitgebreide applicatie met erg veel mogelijkheden. We houden de ledenadministratie er in bij, we versturen nieuwsbrieven en we nodigen leden uit voor activiteiten. Het aanmelden, de betalingen en aanmaningen; alles verloopt via Clubdiensten. Verder versturen we veel e-mails naar selecties van leden en ook onze website is een Clubwebsite. Veel informatie op de website komt rechtstreeks uit Clubdiensten, dus dat is efficiënt. Omdat alle coördinatoren vanuit dezelfde database werken, heeft iedereen dezelfde informatie en dat bespaart tijd en voorkomt fouten. Want er zijn nu al ongeveer vijftig Bites & Business coördinatoren die van alles doen met de applicatie en een paar duizend gebruikers die het systeem aan de voorkant gebruiken. We benutten dus veel van de mogelijkheden van Clubdiensten en dat werkt prima. Als er een keer een ‘bugje’ is, lost Clubdiensten het snel op. Het is een servicegerichte en gedegen partij.

Marijke Krabbenbos
oprichter Bites & Business
Naar alle referenties »