De mogelijkheden op een rijtje


Binnen de webapplicatie Clubdiensten is er heel veel mogelijk. Hieronder zetten we het per thema voor je op een rijtje. En mocht je aanvullende wensen hebben, dan horen we dat graag!

  • Administratie volledig in de cloud.
  • Veiligheid van de gegevens is gegarandeerd: versleutelde verbindingen en dagelijks meerdere back-ups.
  • Clubdiensten is als betaalinstelling geregistreerd bij De Nederlandsche Bank.
  • Uitgebreide selectie-, lijst- en rapportagemogelijkheden (bijvoorbeeld ledenlijsten, adressenlijsten, adresetiketten, badges).
  • Export van gegevens naar Excel of PDF.
  • Volledige historie blijft bewaard en kan worden ingezien via het logboek.
  • SPF en DKIM voor e-mail.
  • Vastleggen van volledige adres- en persoonsgegevens.
  • Eenvoudig omzetten van persoonsgegevens: nieuw adres (zelfstandig maken), ander adres (verhuizen naar een bestaand adres binnen de administratie).
  • Mogelijkheid van clubgebonden vrije velden.
  • Vastleggen van o.a. dieetwensen en EHBO-gegevens (afgeschermd).
  • Vastleggen van debiteurgegevens waaronder IBAN en incassomachtigingen.
  • De debiteur (betaler) kan een ander zijn dan het lid zelf.
  • Desgewenst verzamelfacturen per debiteur, bijvoorbeeld per gezin.
  • Vastleggen van bedrijfslogo en pasfoto’s.
  • Vastleggen van overige documenten zoals PDF’s, Word documenten en foto’s in het persoonlijk ledendossier.
  • Uitgebreide e-mailfunctionaliteit met vooraf gedefinieerde sjablonen, inclusief ontdubbeling, afmeldmogelijkheid en tracking. Clubspecifieke aanpassingen zijn mogelijk.
  • Rapportage van soorten en aantallen.
  • Automatische geocodering (lengte- en breedtegraad) op basis van de adresgegevens t.b.v. weergave op een landkaart (Google Maps).
  • Soorten: registraties, overige registraties, teams (indien van toepassing) en rollen (bijv. voor bestuursfuncties en –taken).
  • Meerdere registraties per lid mogelijk, inclusief begin- en einddatum en reden van opzegging.
  • Instelbare factuurperioden, bijvoorbeeld incasso per maand, kwartaal, jaar of elke andere afwijkende periode.
  • Eenvoudig taken uitvoeren: laatste factuur tonen, nogmaals sturen, crediteren, intern crediteren, annuleren.
  • Mogelijkheid van extra producten bij de registratie, bijvoorbeeld voor verzekeringen, borg, huur of koop van kleding.
  • Uitgifte van lidmaatschapskaarten (cards). Opkomstregistratie met QR-codes.
  • Verschillende soorten nummers mogelijk: relatienummers, lidnummers, studentnummers, cardnummers.
  • Inning contributie via incasso’s of facturen op rekening.
  • E-facturen versturen per e-mail.
  • E-facturen inzien, nogmaals sturen, crediteren.
  • Online machtigingsverzoeken versturen per e-mail; ondertekende machtigingen worden automatisch opgeslagen in het ledendossier.
  • Uitgebreid prijzensysteem bij tarieven en producten. Start- en einddatum, prijsafspraken en prijsafhankelijkheden (bijv. prijs. van product A is prijs van product B + 12 euro, of prijs van product A is 80% van de prijs van product B).
  • Prijsafspraken voor een bepaald product voor een bepaalde betaler (soort korting: percentage, bedrag, andere prijs, toeslag), eventueel voor een bepaalde periode of boekdatum van de factuur.
  • Rapportage per maand (factuuraantallen, kosten van factuurafhandeling, saldi, details exporteren en bekijken).
  • Periodeverdelingen.
  • Bijwerken van bank en kas.
  • Binnenkort: crediteurenfacturen inboeken en betalingen fiatteren.
  • Activiteiten, evenementen en cursussen inplannen.
  • Uitgebreide beschrijving van de activiteiten, evenementen en cursussen.
  • Inschrijvingsperiode openen en sluiten, handmatig of via datum en tijd.
  • Maximum aantallen deelnemers per lid instelbaar.
  • Activiteit openbaar of niet openbaar.
  • Versturen van uitnodigingen en herinneringen per e-mail.
  • Online inschrijven en uitschrijven, extra personen toevoegen.
  • Deelnemers kunnen berichten voor elkaar achterlaten.
  • Mogelijkheid van het afnemen van enquêtes bij aan- en afmelden.
  • Genereren van deelnemerslijsten, adresetiketten en badges.
  • Bij cursussen: (extra) trainers, cursuslocaties, online examens. Vastleggen geslaagd/gezakt. Uitgifte gepersonaliseerde diploma’s/certificaten. Factureren en crediteren. Afrekenen via iDEAL.
  • Enquêtes van intro tot einde volledig instelbaar (teksten, vragen, e-mails).
  • Enquêteperiode vastleggen en (tussentijds) rapportages maken.
  • Verschillende vraagtypen: ja/nee, meerkeuze, rangschikking, aantal, waarde, open, slecht/goed, oneens/eens, cijfer 1-10 en tekst/instructies.
  • Vragen met codes zodat vaste of bekende gegevens alvast ingevuld kunnen zijn, bijvoorbeeld de geboortedatum van het lid bij de vraag om geboortedatum.
  • Op zichzelf staande vragenlijsten, maar ook te koppelen aan activiteiten, cursussen en de Clubwebsite.
  • Weergave van de antwoorden met grafieken.
  • Antwoorden exporteren naar Excel.
  • Volwaardige Clubwebsite op basis van de gegevens in Clubdiensten.
  • Veilige, versleutelde verbindingen (https://).
  • Volledig responsive: altijd leesbaar en bruikbaar op grote en kleine schermen (smartphones).
  • Ledenaccounts (inloggen, toegang tot eigen gegevens, specifieke ledenfuncties, inzien historie, financieel, schrijven artikelen voor op de website).
  • Webshop. Direct online afrekenen, via automatische incasso of door zelf over te maken.
  • Lay-out en kleuren vrij instelbaar.
  • Flexibel menusysteem.
  • Weergave in kolommen in diverse stijlen (krantenstijl, kaders, animaties).
  • Taalkeuze.
  • Teksteditor met uploadmogelijkheid voor afbeeldingen en documenten.
  • Artikelen alleen in bepaalde gevallen tonen: verbergen, datum vanaf, datum t/m, alleen voor ingelogde gebruikers, niet voor ingelogde gebruikers, verbergen op afdrukken of bepaalde schermgrootten.
  • Collectie van andere artikelen tonen (bijv. blog of nieuws).
  • Aanmelden voor nieuwsbrief.
  • Huidige, toekomstige en historische activiteiten tonen.
  • Overzichten van registraties, overige registraties, teams of rollen tonen. Naar keuze met logo, pasfoto, adresgegevens, profiel en doorklikmogelijkheid naar detailpagina. Diverse volgordes en groeperingsmogelijkheden.
  • Leden weergeven op kaart in Google Maps.
  • Online inschrijven of lid worden.
  • Weergeven online fotoalbums in diverse stijlen (Google Photos, Flickr).
  • Weergeven online filmpjes (YouTube, Vimeo).
  • (Contact-) formulieren.
  • Integratie met sociale media (Facebook, Twitter, LinkedIn, Google+). Facebook Comments Plugin bij website artikelen.
  • Carrousel (slider) met bedrijfslogo’s weergeven (bijvoorbeeld van de sponsors).
  • Bezoekersregistratie met Google Analytics.
  • In de nabije toekomst: polls.
  • Prijzen van producten rechtstreeks uit Clubdiensten weergeven. Dus altijd actuele prijzen op de website.
  • Activiteiten, evenementen en cursussen uit Clubdiensten automatisch weergeven met online aanmeldmogelijkheid en online agenda synchronisatie (Google Calendar, iCal, Outlook, etc.)
  • Ter vervanging van mailboxen en e-mailadressen van de club.
  • De Clubdiensten mailserver draagt zorg voor doorsturen van mail die is verstuurd naar alle adressen @jouwclub.nl. Voorbeelden: bestuur@jouwclub.nl gaat naar alle bestuursleden, voorzitter@jouwclub.nl alleen naar de persoon die op dit moment voorzitter is. Wandeltocht@jouwclub.nl naar alle deelnemers van de eerstvolgende wandeltocht.
  • Definiëren van e-mailgroepen is op diverse plekken mogelijk, bijvoorbeeld bij registraties en activiteiten.
  • Onbeperkt aantal e-mailadressen per e-mailgroep.
  • Eenvoudig beheer via de app.
  • Geavanceerd antispamfilter (het gebruik hiervan is verplicht bij e-mailgroepen).
  • Algemene instellingen.
  • Registraties.
  • Producten.
  • Prijsafspraken
  • Cursussen.
  • Cursuslocaties.
  • E-mailsjablonen.
  • E-mail (e-mailgroepen).
  • Vrije velden.
  • Gebruikersaccounts.
  • XML-koppelingen met een externe website of app:
  • Ledengegevens.
  • Activiteiten (agenda).

 

Referentie

Etric (Edese trimclub) is met Clubdiensten gaan werken toen we over moesten naar IBAN. Met name het regelen van incasso’s werd vanaf dat moment een stuk ingewikkelder met, onder andere, het verplicht moeten verzenden van pré notificaties. Voor ons dus een logisch moment om op zoek te gaan naar een andere oplossing. Dankzij Clubdiensten heb ik geen omkijken meer naar de incasso’s welke bij Etric jaarlijks en per kwartaal plaatsvinden. Dat de gegevens in de Cloud zijn en dat de back-up geregeld is, geeft een gerust gevoel. We zijn nu niet meer zo afhankelijk van één spreadsheet en één persoon.

Ook voor de ledenadministratie zijn er veel voordelen. Omdat we hardloopgroepen en volleybalgroepen hebben, informeren we niet altijd iedereen tegelijk. Vroeger had elke afdeling een eigen e-mail bestand, nu is dat centraal geregeld. Het is mooi dat je groepen afzonderlijk kunt selecteren. Het is ook handig dat ik bij een nieuw lid of een opzegging alleen maar een begin- of einddatum hoef in te vullen. Nog achteraf te innen contributies en/of eventuele restituties worden vervolgens automatisch door Clubdiensten berekend en verwerkt.

Over de dienstverlening ben ik zeer tevreden. Als ik een vraag heb, stuur ik een berichtje en ik word dan altijd snel en netjes geholpen.

Jos van Engelen
penningmeester
Etric
Naar alle referenties »