De mogelijkheden op een rijtje

Binnen de webapplicatie Clubdiensten is er heel veel mogelijk. Hieronder zetten we het per thema voor je op een rijtje. En mocht je aanvullende wensen hebben, dan horen we dat graag!

  • Administratie volledig in de cloud.
  • Voor businessclubs, beroepsverenigingen, sportclubs, samenwerkingsverbanden, verenigingen.
  • Veiligheid van de gegevens is gegarandeerd: versleutelde verbindingen en dagelijks meerdere beveiligde back-ups die op een datacenter in een andere regio worden opgeslagen.
  • Clubdiensten is als betaalinstelling geregistreerd bij De Nederlandsche Bank.
  • Uitgebreide selectie-, lijst- en rapportagemogelijkheden (bijvoorbeeld ledenlijsten, details relaties, adresetiketten, badges).
  • Export van gegevens naar Excel of PDF.
  • Volledige historie van gegevens blijft bewaard en kan worden ingezien via het logboek.
  • SPF, DKIM en DMARC voor e-mail.
  • Vastleggen van volledige relatie- en persoonsgegevens.
  • Eenvoudig omzetten van bestaande persoonsgegevens: nieuwe relatie (zelfstandig maken), andere relatie (verhuizen naar een bestaande relatie binnen de administratie), samenvoegen (ontdubbelen: gegevens van twee personen combineren tot één persoon).
  • Bij leden vastleggen van antwoorden op diverse AVG-gerelateerde privacyvragen.
  • Mogelijkheid van vrije velden.
  • Vastleggen van o.a. dieetwensen en EHBO-gegevens (afgeschermd).
  • Vastleggen van debiteurgegevens waaronder IBAN en incassomachtigingen.
  • De debiteur (betaler) kan een ander zijn dan het lid zelf.
  • Desgewenst verzamelfacturen per debiteur, bijvoorbeeld per gezin.
  • Vastleggen van bedrijfslogo en pasfoto’s.
  • Vastleggen van overige documenten zoals PDF’s, Word documenten en foto’s in het persoonlijk ledendossier.
  • Uitgebreide e-mailfunctionaliteit met vooraf gedefinieerde sjablonen, inclusief ontdubbeling, afmeldmogelijkheid en tracking. Nieuwsbrieven. Clubspecifieke aanpassingen zijn mogelijk.
  • Rapportage van soorten en aantallen.
  • Automatische geocodering (lengte- en breedtegraad) op basis van de adresgegevens t.b.v. weergave op een landkaart (Google Maps).
  • Weergeven van duidelijke alerts bij incomplete gegevens.
  • Soorten: registraties, overige registraties, teams (indien van toepassing) en rollen (bijv. voor bestuursfuncties en –taken).
  • Meerdere registraties per lid mogelijk, inclusief begin- en einddatum en reden van opzegging.
  • Instelbare factuurperioden, bijvoorbeeld incasso per maand, kwartaal, jaar of elke andere afwijkende periode.
  • Eenvoudig taken uitvoeren bij registraties: voorbeeldfactuur bekijken, factureren, laatste factuur tonen, factuur nogmaals sturen, crediteren (en eventueel registratie stopzetten), intern crediteren (en eventueel stopzetten), annuleren, factuurreferentieverzoek sturen of intrekken.
  • Mogelijkheid van extra producten bij de registratie, bijvoorbeeld voor korting, verzekeringen, borg, huur of koop van kleding en materialen.
  • Verschillende soorten nummers mogelijk: relatienummers, lidnummers, studentnummers, cardnummers, etc.
  • Uitgifte van lidmaatschapskaarten (cards). Opkomstregistratie met QR-codes.
  • Inning contributie via incasso’s of facturen op rekening.
  • PDF-facturen versturen per e-mail.
  • PDF-facturen inzien, nogmaals sturen, crediteren.
  • Online machtigingsverzoeken versturen per e-mail; digitaal ondertekende machtigingen worden automatisch opgeslagen in het ledendossier.
  • Online referentieverzoeken versturen per e-mail; de ontvanger kan aangeven welke referentie op de factuur/facturen moet komen en vervolgens de facturen zelf versturen.
  • Diverse online betalingsmogelijkheden (iDEAL, Bancontact, Sofort).
  • Uitgebreid prijzensysteem bij tarieven en producten. Start- en einddatum, prijsafspraken en prijsafhankelijkheden (bijv. prijs. van product A is prijs van product B + 12 euro, of prijs van product A is 80% van de prijs van product B).
  • Prijsafspraken voor een bepaald product voor een bepaalde betaler (soort korting: percentage, bedrag, andere prijs, toeslag), eventueel voor een bepaalde periode of boekdatum van de factuur.
  • Rapportage per maand (factuuraantallen, kosten van factuurafhandeling, saldi, details exporteren en bekijken).
  • Periodeverdelingen.
  • Via het account indienen van declaraties met uitgebreid accorderingssysteem en meerdere niveaus van controleurs.
  • Bijwerken van bank en kas.
  • Fiatteren van betalingen op crediteurenfacturen zodat deze betaald kunnen worden vanaf de verzamelrekening.
  • Binnenkort: crediteurenfacturen inboeken
  • Events inplannen.
  • Eenvoudige aanmelding met uitnodiging per e-mail. Voor deelnemers is ingelogd zijn of een account aanmaken niet nodig.
  • Online of op een fysieke locatie.
  • Koppeling met bijvoorbeeld Zoom.
  • Uitgebreide beschrijving van de events.
  • Inschrijvingsperiode openen en sluiten, handmatig of via datum en tijd.
  • Maximum aantallen deelnemers per lid instelbaar.
  • Openbaar of niet openbaar.
  • Versturen van uitnodigingen en herinneringen per e-mail.
  • Online inschrijven en uitschrijven, extra personen toevoegen.
  • Deelnemers kunnen berichten voor elkaar achterlaten.
  • Mogelijkheid van het direct afnemen van enquêtes bij aan- en afmelden. Bijvoorbeeld voor het aangeven van voorkeuren. Enquêtes achteraf zijn ook mogelijk.
  • Genereren van deelnemerslijsten, adresetiketten en badges.
  • Direct online afrekenen van deelnamegelden.
  • Vastleggen van organisator(en) en versturen van e-mailnotificaties na elke aan- of afmelding van een deelnemer.
  • Activiteiten, congressen, seminars, workshops, cursussen inplannen.
  • Uitgebreide aanmelding waarbij relaties zichzelf aanmelden. Ingelogd zijn of een account aanmaken is verplicht.
  • Online of op een fysieke locatie.
  • (Meerdaagse) activiteiten kunnen uit sub-activiteiten bestaan, met eigen instellingen en prijzen (ook gratis).
  • Uitgifte van diverse kortingscodes met of zonder beperking in aantal en geldigheidsduur.
  • Koppeling met bijvoorbeeld Zoom, WebinarJam en WebinarGeek.
  • Uitgebreide beschrijving van de activiteiten.
  • Inschrijvingsperiode openen en sluiten, handmatig of via datum en tijd.
  • Maximum aantallen deelnemers per event instelbaar.
  • Openbaar of niet openbaar.
  • Online inschrijven.
  • Direct online afrekenen van deelnamegelden.
  • Genereren van deelnemerslijsten, adresetiketten en badges.
  • (Extra) trainers, locaties, online examens. Vastleggen opkomst en registraties voor geslaagd/gezakt. Uitgifte gepersonaliseerde diploma’s/certificaten. Factureren en crediteren.
  • Persoonlijke beveiligde (leer-)omgeving, alleen toegankelijk voor deelnemers.
  • Registratie van nascholingspunten, zowel voor eigen activiteiten als van derden. Leden kunnen in hun account controleverzoeken indienen om de nascholingspunten te laten beoordelen.
  • Enquêtes van intro tot einde volledig instelbaar (teksten, vragen, e-mails).
  • Enquêteperiode vastleggen en (tussentijds) rapportages maken.
  • Verschillende vraagtypen: ja/nee, meerkeuze, rangschikking, aantal, waarde, open, slecht/goed, oneens/eens, cijfer 1-10, datum, persoonlijk gegeven, (hand-) tekening, upload document(en) en tekst/instructies.
  • Vragen met codes zodat vaste of bekende gegevens alvast ingevuld kunnen zijn, bijvoorbeeld de geboortedatum van het lid bij de vraag om een geboortedatum of een voornaam. Het antwoord kan automatisch in de ledenadministratie worden vastgelegd.
  • Op zichzelf staande vragenlijsten, maar ook te koppelen aan events en een pagina op de gekoppelde website.
  • Routering van vragen en acties aanmaken voor de respondent op basis van de gegeven antwoorden.
  • Weergave van de antwoorden met grafieken.
  • Antwoorden exporteren naar Excel.
  • Volwaardige Clubwebsite op basis van de gegevens in Clubdiensten.
  • Veilige, versleutelde verbindingen (https://).
  • Volledig responsive: altijd leesbaar en bruikbaar op grote en kleine schermen (smartphones).
  • Ledenaccounts (inloggen, toegang tot eigen gegevens, specifieke ledenfuncties, inzien historie, financieel, schrijven artikelen voor op de website, downloads, gebruikersbeheer voor organisaties, visitaties, nascholingspunten).
  • Volledige lay-out en kleuren vrij instelbaar.
  • Animaties en andere mogelijkheden voor het opzetten van een aantrekkelijke website.
  • Flexibel menusysteem.
  • Weergave in kolommen in diverse stijlen (krantenstijl, kaders, animaties).
  • Taalkeuze.
  • Teksteditor met uploadmogelijkheid voor afbeeldingen en documenten.
  • Artikelen alleen in bepaalde gevallen tonen: verbergen, datum vanaf, datum t/m, alleen voor ingelogde gebruikers (naar keuze met of zonder bepaalde registraties), niet voor ingelogde gebruikers (idem), verbergen op afdrukken of bepaalde schermgrootten.
  • Collectie van andere artikelen tonen (bijv. blog of nieuws).
  • Integratie met Website Toolbox: forum/community met single sign-on (SSO), dus één inlog voor de website en het forum. Zelf aan te maken forumcategorieën, ook op basis van de registratie(s) van de ingelogde gebruiker.
  • Aanmelden voor nieuwsbrief.
  • Huidige, toekomstige en historische activiteiten en events tonen.
  • Overzichten van registraties, overige registraties, teams of rollen tonen. Naar keuze met logo, pasfoto, adresgegevens, profiel en doorklikmogelijkheid naar detailpagina. Diverse volgordes en groeperingsmogelijkheden.
  • Leden weergeven op kaart in Google Maps.
  • Online inschrijven of lid worden.
  • Weergeven online fotoalbums in diverse stijlen (Google Photos, Flickr).
  • Podcasts plaatsen die beluisterd kunnen worden.
  • Weergeven online filmpjes (YouTube, Vimeo).
  • (Contact-) formulieren.
  • Integratie met sociale media (Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram).
  • Shoutbox of Facebook Comments Plugin om te kunnen reageren op artikelen.
  • Carrousel (slider) met bedrijfslogo’s weergeven (bijvoorbeeld van de sponsors).
  • Bezoekersregistratie met Google Analytics.
  • Prijzen van producten rechtstreeks uit Clubdiensten weergeven. Altijd actuele prijzen op de website.
  • Activiteiten en events uit Clubdiensten automatisch weergeven met online aanmeldmogelijkheid en online agenda synchronisatie (Google Calendar, iCal, Outlook, etc.).
  • Optioneel: aangeven van een maximum aantal gelijktijdige logins en/of een maximum aantal unieke IP adressen waar vanaf gelijktijdig ingelogd mag zijn.
  • Ter vervanging van mailboxen en e-mailadressen van de club.
  • De Clubdiensten mailserver draagt zorg voor doorsturen van mail die is verstuurd naar alle adressen @jouwclub.nl. Voorbeelden: bestuur@jouwclub.nl gaat naar alle bestuursleden, voorzitter@jouwclub.nl alleen naar de persoon die op dit moment voorzitter is. Wandeltocht@jouwclub.nl naar alle deelnemers van de eerstvolgende wandeltocht.
  • Definiëren van e-mailgroepen is op diverse plekken mogelijk, bijvoorbeeld bij registraties en activiteiten.
  • Onbeperkt aantal e-mailadressen per e-mailgroep.
  • Eenvoudig beheer via de app.
  • Geavanceerd antispamfilter (het gebruik hiervan is verplicht bij e-mailgroepen).
  • SMTP-server zodat e-mail verstuurd kan worden namens @jouwclub.nl.
  • Automatisch versturen van mail op bepaalde momenten of na bepaalde gebeurtenissen.
  • Voorbeelden:
    - felicitatiemail om 07:00 uur op iemands verjaardagsdatum
    - een bedankje één dag na afloop van een (bepaalde) activiteit
    - warmmaak-mail 7 dagen na ingaan van een nieuw lidmaatschap.
  • Robotmail kan gebruikt worden voor funnels.
  • Digitale publicaties voor verschillende doelgroepen (medewerkers, bezoekers, ingelogd/niet ingelogd).
  • Publicatietypen, trefwoorden, auteurs, co-auteurs.
  • Automatisch voetnoten genereren met aanklikbare koppelingen.
  • Uitgebreid real-time zoeksysteem voor de website (op alle relevante kenmerken van de publicaties).
  • Administratie voor visitaties en her-visitaties.
  • Instelbare prioriteit voor visitaties.
  • Automatische takenlijst voor de gevisiteerde vanuit de controlevragen voor de visiteur.
  • Certificaat automatisch beschikbaar na een succesvolle visitatie.
  • Algemene instellingen.
  • Registraties.
  • Producten.
  • Prijsafspraken
  • Activiteiten, activiteitlocaties.
  • Actiesoorten
  • E-mailsjablonen.
  • E-mail (e-mailgroepen).
  • Vrije velden.
  • Medewerkersaccounts.
  • XML-koppelingen met een externe website of app:
  • Ledengegevens.
  • Activiteiten (agenda).

Referentie

Kwaliteitskring Twente koos voor Clubdiensten vanwege de specifieke verenigingsmodules in de applicatie. Voor de wens om de backoffice te automatiseren en een nieuwe frisse website te lanceren, is de oplossing van Clubdiensten een prima keuze gebleken. Clubdiensten biedt de vereniging een combinatie van een website en een complete backoffice inclusief ledenadministratie, uitnodigingsmodule en financiële ondersteuning. Vrijwilligers kunnen zich daardoor meer richten op de leden-activiteiten en hoeven minder tijd te besteden aan de administratieve afhandeling. Binnen onze vereniging delen we kennis over ons vakgebied en werken organisaties samen om de kwaliteit te verbeteren. Het is voor ons dus fijn en efficiënt als we de leden eenvoudig kunnen uitnodigen voor bijeenkomsten. Ook de administratie willen we snel en gemakkelijk regelen. Want wat voor waarschijnlijk alle verenigingen geldt: de vrijwillige bestuursleden hebben het zelf al druk genoeg. De helpdesk van Clubdiensten helpt snel en adequaat. Ons verzoek om via iDEAL te betalen voor bijeenkomsten, is snel en goed gerealiseerd.

Elize Hulscher
bestuurslid Kwaliteitskring Twente
Naar alle referenties »